Mittels eines von Konica Minolta realisierten dokumentenbasierten Workflows im Warenausgang spart sich LEDBeleuchtungsexperte MBN-PROLED mindestens fünf bis sechs Arbeitsstunden pro Woche. Neben der Zeit- und Kostenersparnis kann das Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitern aufgrund der digitalen Ablage von Dokumenten auch bei seinen Kunden punkten.
Rund 100 Sendungen mit LED-Leuchten verschickt MBN-PROLED am Tag an Kunden im In- und Ausland. Bis vor wenigen Monaten füllten die entsprechenden Warenausgangsdokumente mit Protokollen und Packlisten, auf denen handschriftliche Vermerke beispielsweise zu Chargen- und Seriennummern versehen sind, etwa zwei bis drei Ordner pro Woche. »Gab es zu den Lieferungen seitens der Kunden oder unserer Mitarbeiter Nachfragen, war der Arbeits- und Zeitaufwand hoch, um die richtigen Informationen in den abgelegten Unterlagen zu finden«, berichtet Bernd Menrad, Geschäftsführer von MBN-PROLED, dessen Wunsch es war, über die Prozessdigitalisierung schneller und effizienter zu werden. »Jetzt bedeutet jene Suche einen Klick, durch den jeder Mitarbeiter die gewünschten Informationen sehen kann.«
Möglich macht dies ein automatisierter Workflow für die Digitalisierung, der auf einem Hard- und Softwarepaket von Konica Minolta basiert. Er besteht aus dem Konica Minolta Multifunktionssystem (MFP) bizhub C558 zum Drucken, Kopieren und Scannen sowie den Softwarelösungen Nuance AutoStore für die Erfassung und das Management von Dokumenten und dokoni FIND für die Dokumentensuche. Heute werden mit der Lösung im Tagesbetrieb alle Warenausgangsdokumente einmal täglich im Stapel eingescannt und im digitalen Archiv abgelegt, worauf die Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz aus jederzeit zugreifen können.
Von diesem Workflow-Lösungsangebot konnte Konica Minolta, die bereits viele Jahre zuverlässiger IT-Hardware-Lieferant von MBN-PROLED war, den LED-Beleuchtungsexperten schnell überzeugen. »Die Entscheidung zugunsten Konica Minoltas fiel uns leicht, da alles von Beginn an hochprofessionell ablief«, so Menrad. »Die Experten von Konica Minolta wussten genau, von was sie sprachen und was zu tun war. Schwammige Aussagen, die häufig im Vorfeld von IT-Projekten gemacht werden, gab es nicht.«
Bei dem Digitalisierungsprojekt war dem Geschäftsführer vor allem wichtig, dass das Vorhaben in einem kurzen Zeitrahmen realisiert werden kann und die Lösung automatisch sowie fehlerresistent gestaltet ist. Ohne sich in Untermenüs verlieren zu müssen, sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, den Digitalisierungsprozess mit einem Klick anzustoßen.
Nachdem ein über eine Remote-Desktop-Sitzung begleiteter Testlauf mit typischen Packunterlagen von MBN-PROLED bei Konica Minolta überaus erfolgreich verlief, ging es an die Detailplanung. »Klar war, dass wir kein Plug-and-Play-System bekommen, sondern eine angepasste Lösung, die alle Anforderungen zu 100 Prozent erfüllt«, erinnert sich Menrad. Da die Packlisten häufig mehrseitig sind, sollte die Lösung beispielsweise automatisch erkennen, wann eine neue Liste beginnt und diese als eigene Datei erfassen. Gelöst wurde dies über einen Barcode am Anfang einer Packliste, den die Projektverantwortlichen über das ERPSystem generieren konnten.
Nachdem der MFP bizhub C558 und die benötigte Software installiert waren, erfolgte nach ersten Testläufen ein zweiwöchiger Probebetrieb durch die entsprechenden Arbeitskräfte. Daraus resultierten weitere kleinere Modifikationen im Prozess, wie die Veränderung von Formularfeldern, um kleine wie große Eintragungen beispielsweise bei Adressen optimal zu platzieren. »Solche minimalen Anpassungen trugen dazu bei, dass wir heute eine Erkennungsrate von fast 100 Prozent haben. Nur bei menschlichen Bedienfehlern – wenn beispielsweise ein Blatt verkehrt herum einsortiert wird - können Probleme auftreten«, so Menrad, der vor Projektbeginn sehr skeptisch war, ob solch eine perfekte Lösung überhaupt möglich wäre.
Heute freut sich der Geschäftsführer, dass der Warenausgangsprozess deutlich effizienter und einfacher geworden ist: »Über alle Mitarbeiter hinweg sparen wir uns pro Woche fünf bis sechs Stunden Arbeitszeit und kommen damit nach weniger als einem Jahr auf ein Return on Investment, ohne den eingesparten Platz und Kosten für das physikalische Archiv zu berücksichtigen«. Ein weiterer Hauptvorteil sei darüber hinaus die höhere Kundenzufriedenheit.
Da sich zudem wie gewünscht alles im geplanten Zeit- und Kostenrahmen bewegte, plant Menrad schrittweise weitere Digitalisierungsprojekte im Unternehmen.
Digitalisierung der Warenausgangsdokumente
Passgenauer Workflow basierend auf Hardund Softwarekomponenten
Zeit- und Kostenersparnis sowie höhere Kundenzufriedenheit
Sehr viel mehr als wir erwartet hätten, erhielten wir positives Feedback von Kunden, die sich über kurze Reaktionszeiten und die schnelle Auskunftsfähigkeit freuen.
Bernd Menrad
Geschäftsführer, MBN-PROLED