Alles im Blick dank digitaler Rechnungen

FORWARDIS est un spécialiste du transport multimodal et de la logistique ferroviaire en Europe et en Asie, qui s'intéresse de plus en plus à la numérisation des processus. Cela a donné naissance à une solution ECM de Konica Minolta.

Partant du point central de l'entrée des factures, FORWARDIS s'est de plus en plus intéressé à la numérisation des documents et des processus. Le spécialiste du transport multimodal et de la logistique ferroviaire en Europe et en Asie, qui transporte plus de 10 millions de tonnes de marchandises par an, a réalisé la solution ECM qui en a résulté avec Konica Minolta.

Mettre les processus en mouvement

Pour traiter les factures, elles devaient être envoyées par courrier entre différents bureaux et parfois entre les sites de Berlin et Francfort de FORWARDIS. Le processus de facturation était donc long et peu clair. Le spécialiste de la logistique souhaitait donc rendre ce processus plus efficace. La transparence et l'accélération des processus étaient au centre des préoccupations. « La solution visée devait nous montrer : Où se trouve quelle facture et dans quel état se trouve-t-elle ? De plus, nous voulions accélérer le processus lui-même et ne plus dépendre du courrier ou du ping-pong par e-mail », décrit Dominik Remshardt, directeur technique de FORWARDIS, la situation initiale. Un processus de facturation électronique via un logiciel de workflow, administrable par soi-même, devait apporter une solution. En même temps, les responsables visaient dès le départ une solution de gestion de contenu d'entreprise (ECM) modulaire et extensible pour numériser d'autres processus.

Un critère important lors du choix était le respect des exigences de gestion de la qualité, qui sont très spécifiques dans le domaine du transport de marchandises dangereuses. Leur traitement nécessite la gestion de fiches de surveillance CAPA. Pour prévenir les erreurs, de nombreuses informations détaillées sont enregistrées et les écarts sont systématiquement examinés. Cela permet de prendre des mesures correctives à temps et de mettre en œuvre des mesures préventives. Outre les exigences CAPA, FORWARDIS tenait également au respect d'autres réglementations légales découlant de la GoBD, du HGB et de l'AO. De plus, le responsable informatique attachait de l'importance à une utilisation intuitive de la solution pour gagner rapidement l'adhésion des employés.

« Lors du choix du partenaire de solution, il était crucial pour nous d'obtenir tout d'une seule main et d'avoir une présence sur les sites de l'entreprise », souligne Remshardt. Konica Minolta a répondu à ces critères et s'était déjà révélé être un partenaire matériel extrêmement fiable pour les systèmes multifonctions (MFP). De plus, la solution ECM et de workflow choisie peut même être intégrée aux MFP de Konica Minolta, permettant ainsi aux utilisateurs de contrôler les processus de workflow directement depuis l'écran du MFP.

Vitesse et transparence

Après que l'équipe d'experts de Konica Minolta, en collaboration avec le responsable informatique de FORWARDIS et des employés de différents départements, ait planifié le projet en deux phases, la solution a été rapidement mise en œuvre. Environ deux mois ont été nécessaires pour planifier et installer le système ECM complet avec des composants de workflow et diverses fonctionnalités telles que la recherche en texte intégral et la reconnaissance de codes-barres.

Grâce à la solution, plus aucune facture n'est envoyée d'un site à un autre, mais est numérisée dès sa réception. Via le workflow, elles circulent ensuite électroniquement dans l'entreprise vers les employés responsables de l'approbation et du traitement. Tout est plus rapide et plus transparent qu'auparavant : la comptabilité a toujours une vue d'ensemble de l'état des factures et voit quelles factures sont enregistrées, approuvées ou en cours de comptabilisation. Ainsi, FORWARDIS a également plus de contrôle sur les délais d'escompte.

« Comme les employés peuvent rechercher par mots-clés tels que le numéro de facture et la date de facture, ainsi que par des termes quelconques en texte intégral, la recherche de factures est devenue beaucoup plus simple », ajoute Remshardt.

La prochaine phase du projet prévoit de traiter les factures entièrement de manière électronique. Les informations seront lues automatiquement et le processus sera automatisé jusqu'à la transmission des données à la comptabilité financière. Une solution de workflow dans le domaine de la gestion des contrats est également prévue pour optimiser la gestion des contrats, notamment des contrats de transport, et pour le contrôle des contrats.

DÉFI

• Entrée des factures
• Respect des directives du processus CAPA
• Flux d'informations inter-sites

SOLUTION

• Système ECM avec workflow de facturation
• Processus de vérification transparents et efficaces
• Intégration à MS Dynamics AX

AVANTAGES

• Processus accélérés, par ex. processus CAPA pour l'assurance qualité
• Augmentation de la satisfaction client grâce à