Dossier client numérique
Avec un système ECM, prenez le raccourci vers une entreprise orientée client
Appel de Mme Schmidt : Où en est la commande ? Dans de nombreuses entreprises, cette question suscite plus d’interrogations que de réponses. De quelle Mme Schmidt s’agit-il et de quelle commande parle-t-elle ? A-t-elle discuté de quelque chose, à un moment donné, avec quelqu’un ? Et un éventuel accord particulier a-t-il été documenté quelque part ?
Le dossier client numérique apporte enfin transparence et clarté – partout, à tout moment et immédiatement. Toutes les données, documents et informations pertinentes relatives à chaque client·e y sont centralisées dans un système de gestion documentaire ou de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Il contient tous types d’informations imaginables – des données de base et de contact aux offres et historiques d’achat, en passant par les demandes de support, les notes et les rappels. De cette façon, les collaborateurs autorisés des services clientèle, gestion des réclamations, marketing et ventes peuvent à tout moment accéder à des informations contextualisées et centrées sur le client. Résultat : un conseil de qualité, une expérience de service positive et des délais de traitement plus courts tout au long du parcours client.
Le dossier client numérique est bien plus qu’un simple outil. C’est un investissement stratégique qui aide les entreprises à devenir plus efficaces, plus orientées client et plus compétitives. Et c’est la réponse tant attendue à la question : Quelle Mme Schmidt ?
Vos avantages grâce au dossier client numérique
Tout en un coup d’œil – et bien plus encore : ceux qui passent au dossier client numérique bénéficient à long terme d’une série d’avantages. Car en plus d’un allègement sensible pour les collaborateurs, les systèmes ECM apportent d’autres effets positifs.
Données actuelles
Finie la redondance des données : toutes les informations et tous les documents relatifs aux processus et aux clients sont toujours à jour et centralisés dans un seul système. La gestion intégrée des versions évite les confusions et permet d’accéder à l’historique complet des données.
Acquisition d’informations plus efficace
Des fonctions de recherche flexibles permettent une recherche rapide et contextuelle d’informations, qu’il s’agisse de dossiers, de personnes ou de processus. La recherche en plein texte parcourt des milliers de documents en quelques secondes à l’aide de mots-clés. De plus, les dossiers numériques sont disponibles à tout moment et partout, ce qui rend l’échange de documents et la collaboration entre départements nettement plus efficaces.
Avenir numérique
Le dossier client numérique est une étape essentielle sur la voie de la transformation digitale – et il ouvre la porte à de nombreuses autres avancées vers l’avenir. Les entreprises qui travaillent de manière plus efficace et plus orientée client peuvent ainsi assurer leur compétitivité.
Clients plus satisfaits
Quiconque dispose d’un accès en un clic à toutes les données clients pertinentes peut répondre plus rapidement aux demandes. Cela améliore la communication entre collaborateurs et clients. Les conseils et l’accompagnement personnalisés gagnent en qualité grâce aux informations immédiates sur l’historique et les préférences.
Verbesserte Compliance
Les données personnelles sensibles peuvent être mieux protégées grâce à une archive centrale et conforme au droit. Les systèmes ECM tiennent compte de toutes les exigences légales, telles que le RGPD, et respectent automatiquement certains délais de conservation et de suppression.
Réduction des coûts
Lorsque les collaborateurs trouvent plus rapidement ce qu’ils cherchent, cela signifie moins de temps consacré à la « paperasse ». Les temps d’attente et de traitement sont sensiblement réduits. L’équipe comme l’entreprise préservent ainsi non seulement leurs nerfs, mais aussi leurs budgets.
Voici comment fonctionne le dossier client numérique avec un système ECM
Numérisé, automatisé, orienté vers le client : le système ECM décharge les collaborateurs de nombreuses tâches – afin qu’ils puissent se consacrer pleinement à un conseil d’excellence, à un service de qualité et à une expérience de marque positive.
Centraliser l’archivage :
Toutes les données pertinentes relatives à chaque client·e sont regroupées dans des dossiers numériques. Les collaborateurs autorisés peuvent y accéder de manière sûre, rapide et simple.
Gérer les documents :
Aussitôt numérisés ou reçus, déjà classés dans le dossier numérique : cela vaut pour les e-mails, la correspondance, les notes téléphoniques, les offres, les commandes et bien plus encore.
Trouver l’information :
La recherche en texte intégral et l’attribution intelligente des documents constituent un véritable accélérateur pour retrouver des informations concernant un processus ou un·e client·e donné·e.
Automatiser les processus :
Les documents peuvent être entièrement lus automatiquement et attribués aux dossiers numériques correspondants – un gain de temps et d’efficacité considérable.
Archiver en toute conformité :
Les dossiers clients numériques offrent une sécurité maximale des données grâce à des concepts de droits sophistiqués, sont conformes aux exigences légales – et permettent d’économiser des mètres d’archives ainsi que des tonnes de papier.
Accès mobile :
Les collaborateurs autorisés peuvent également accéder aux dossiers clients numériques en déplacement ou en télétravail.
Gérer les versions :
Les informations obsolètes ou les mauvaises versions d’offres, de contrats & Co. appartiennent quasiment au passé. Grâce au système ECM, il n’existe plus qu’un seul fichier – le bon.
Fournir des interfaces :
Les dossiers clients numériques peuvent être reliés à différents systèmes de traitement de données tels que CRM, ERP et autres applications bureautiques.
Konica Minolta : Votre partenaire sur la voie de la transformation numérique
Depuis de nombreuses années, l’accompagnement des petites, moyennes et grandes entreprises sur la voie de la numérisation fait partie de nos missions principales. Chez Konica Minolta, une équipe de plus de 60 spécialistes se consacre à la mise en œuvre de solutions ECM modernes pour nos clients. Un conseil équitable et indépendant des fabricants est toujours le point de départ et le cœur de notre démarche. En tant que l’un des principaux fournisseurs de technologies et de services managés dans l’espace germanophone, et lauréat du Prix allemand du développement durable 2024, nous avons à cœur de rendre possible davantage d’efficacité grâce à la transformation numérique.