Dossier personnel numérique simplifié grâce au système ECM
Une nouvelle façon de gérer les ressources humaines
« Nos processus RH ? Ils se sont développés au fil du temps. » – Dans de nombreuses entreprises, c’est le prétexte habituel pour ne rien changer : énormément de papier et de travail manuel, des procédures lentes, mais aussi surcharge et stress. Or, pour répondre aux exigences actuelles, il faut des ressources humaines efficaces et flexibles. Une étape essentielle vers cet objectif est le dossier personnel numérique.
Contrats de travail, attestations de congé parental, certificats médicaux, demandes de congés, attestations de retraite ou relevés de temps de travail : ce qui remplissait autrefois d’innombrables classeurs dans des armoires d’archives lourdes comme du plomb peut désormais être facilement traité, classé, retrouvé et archivé en toute conformité grâce au dossier personnel numérique. La recherche fastidieuse d’un document précis disparaît, tout comme de nombreux processus manuels. En effet, une fois numérisés, de nombreux processus quotidiens de la gestion du personnel peuvent être automatisés sans grand effort.
Un système moderne de gestion de contenu d’entreprise (système ECM) transforme en profondeur la manière dont nous gérons les documents des collaborateurs : des processus plus efficaces, une sécurité accrue et des informations accessibles à tout moment apportent plus de visibilité, de flexibilité et de qualité de processus. Ainsi, ce ne sont plus les montagnes de dossiers qui croissent de façon historique, mais les réussites.
Vos avantages grâce au dossier personnel numérique
Plus rapide, plus simple, plus sûr : l’introduction du dossier personnel numérique peut représenter une véritable révolution dans le mode de fonctionnement du service RH. En effet, le dossier personnel numérique est bien plus qu’un simple système de classement électronique, ce qui entraîne de nombreux avantages non seulement pour les collaborateurs du service RH :
Davantage d’efficacité
Davantage de flexibilité
Davantage de transparence
Davantage d’intelligence
Davantage de sécurité
Davantage de conformité
Voici comment organiser le dossier personnel numérique avec un système ECM
Un système ECM constitue la colonne vertébrale de l’entreprise numérisée : il regroupe de manière sécurisée les documents et les données dans un emplacement central, garantit un accès protégé, facilite le travail collaboratif et met à disposition des informations contextuelles. C’est donc la base idéale pour les dossiers du personnel numériques. Les fonctions suivantes sont disponibles de manière intuitive :
Archivage centralisé
Le système ECM regroupe tous les documents relatifs au personnel sous forme de dossiers numériques dans un emplacement central. Il peut s’agir d’un centre de données sécurisé dans le cloud ou d’un serveur interne. L’archivage conforme aux normes de révision est ainsi garanti.
Fonction de recherche conviviale
Les dossiers du personnel numériques basés sur l’ECM permettent la recherche en texte intégral dans tous les documents. Cela signifie que, pour un mot-clé donné, tous les e-mails, notes, données et fichiers pertinents peuvent être affichés immédiatement. La recherche manuelle dans les dossiers et répertoires devient ainsi superflue.
Autorisations définies
Un accès à tout moment et en tout lieu n’est possible que si la sécurité est la priorité absolue. Le dossier personnel numérique basé sur l’ECM intègre un système d’autorisations basé sur les rôles. Cela permet de contrôler quelles personnes sont autorisées à consulter et à modifier quels documents.
Workflows automatiques
Avec un système ECM, les tâches administratives liées au personnel, telles que l’onboarding, les demandes de congés ou les validations, peuvent être automatisées. Grâce à des workflows configurés individuellement, les processus s’exécutent quasiment automatiquement tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs concernés.
Gestion sécurisée des versions
Dans les systèmes de classement traditionnels, il n’est pas possible de savoir qui a travaillé sur quel fichier, à quel moment – ni quelle version est la plus récente. Un système ECM permet l’édition simultanée, évite les doublons, documente les modifications et archive les versions antérieures.
Interfaces multiples
Les systèmes ECM peuvent être intégrés dans le paysage informatique via des interfaces – par exemple dans les applications Microsoft 365 telles que Word, Outlook ou Excel, mais aussi dans les systèmes RH pour la saisie du temps et la gestion de la paie. Les données pertinentes sont ainsi disponibles dans chaque application.
Protection efficace des données
Les données personnelles hautement sensibles sont protégées par des concepts d’accès basés sur les rôles, les groupes et les individus. Les dossiers du personnel et certaines de leurs parties peuvent être sécurisés par des autorisations ou des mécanismes de chiffrement spécifiques. Seules les personnes autorisées peuvent consulter les données sensibles. Tous les accès et toutes les modifications sont automatiquement enregistrés et restent traçables même après plusieurs années. Le dossier personnel numérique vous aide ainsi à respecter l’ensemble des exigences légales..
Tableau de bord configurable
Grâce à un tableau de bord librement configurable, vous obtenez une vue d’ensemble de tous les dossiers du personnel et de leur statut respectif. Toutes les informations peuvent être préparées individuellement, condensées et ainsi simplifier l’accès aux données. Visualisez également les relations dans la structure organisationnelle grâce à une fonction d’organigramme et gardez un contrôle complet sur toutes les activités grâce à des listes de contrôle personnalisables.