Courrier entrant numérique
Numérisez le courrier entrant et les lettres grâce à un service postal numérique.
E-mails et courrier papier : deux en un
Dans les entreprises d’aujourd’hui, les informations sont reçues et transmises par de multiples canaux : e-mails, fax, papier, flux EDI, fichiers XML et bien d’autres. Tout ce qui arrive chez vous doit être traité et géré de manière efficace.
Une relation client réussie suppose que tous les contenus liés aux clients – de l’ouverture de compte aux demandes de service, en passant par les renouvellements de contrats, le paiement des factures et les réclamations – soient traités rapidement et correctement. Malheureusement, ce n’est souvent pas le cas. Mais c’est possible – grâce au courrier entrant numérique. Un traitement moderne du courrier entrant commence précisément là où le problème débute : à l’arrivée du courrier papier et électronique dans votre entreprise.
Le courrier entrant numérique – moderne, astucieux, convivial
Autrefois, la « boîte postale numérique » était une solution permettant de convertir tous les courriers entrants en format numérique et de les transmettre électroniquement aux services concernés. Aujourd’hui, une boîte postale numérique moderne peut faire bien plus. Le logiciel de gestion documentaire identifie le contenu, peut extraire les informations pertinentes, puis les transmettre à la personne ou au processus approprié. En outre, il est possible de répondre sans difficulté à l’exigence des clients ou des partenaires commerciaux de recevoir certains documents, tels que les factures, sous forme électronique.
Une telle gestion de l’information est quasiment indispensable – pour toutes les entrées et sorties d’une organisation. En résumé, une boîte postale numérique peut révolutionner la manière dont votre entreprise reçoit, traite et partage les informations. Elle joue un rôle clé dans votre transformation numérique et permet aux processus en aval d’accéder avec précision aux informations pertinentes.
Comment le courrier entrant trouve lui-même son chemin
Grâce à la centralisation des documents postaux et des e-mails, les documents papier ainsi que leurs pièces jointes sont numérisés immédiatement après leur réception, classifiés, lus automatiquement et transmis directement au collaborateur responsable. Les factures sont ainsi envoyées directement au service comptable, ou les appels d’offres directement au service commercial. Toutes les informations peuvent être pilotées à l’aide de critères tels que le numéro client, le numéro de commande, le code postal ou des caractéristiques similaire
Des économies de coûts considérables
Planification efficace des ressources
Les informations sont disponibles pour tous les collaborateurs
Réduction des temps d’attente et de transport
Amélioration de la qualité de service pour les clients
Traitement plus rapide du courrier entrant
Systèmes multifonctions Konica Minolta
Avec les systèmes multifonctions Konica Minolta, le passage du document papier au document électronique devient un jeu d’enfant. Grâce à l’intégration des imprimantes multifonctions dans les processus numériques de l’entreprise et à l’utilisation d’un logiciel ECM, le courrier entrant peut être numérisé de manière personnalisée et transmis directement aux collaborateurs concernés. La solution logicielle adéquate permet d’extraire le contenu des documents et d’intégrer automatiquement les informations dans le processus de distribution électronique.
Logiciels Konica Minolta
Découvrez comment les logiciels de Konica Minolta peuvent améliorer vos processus. Adaptés spécifiquement à votre entreprise, ils vous permettent de gérer efficacement vos services d’impression et de réduire les coûts associés, d’augmenter l’efficacité grâce à la mise en œuvre de workflows numériques et d’améliorer la sécurité des documents. Grâce à leur modularité complète, nos solutions sont évolutives et peuvent être configurées en fonction des besoins de votre entreprise.
Bien plus que l’impression !
Des processus métiers structurés ainsi qu’une infrastructure informatique sécurisée sont essentiels pour rester compétitif sur les marchés actuels. Grâce à nos Business Services, nous vous aidons à optimiser vos processus d’information au sein de l’entreprise. Notre portefeuille comprend, en plus du conseil, la mise en œuvre de l’infrastructure d’impression nécessaire dans le cadre de nos Managed Print Services. Bien entendu, nous vous accompagnons également dans l’installation de logiciels, l’analyse de vos workflows d’impression ainsi que dans l’amélioration de la sécurité des imprimantes au sein de votre entreprise.
ECM – un tronc de données solidement enraciné fait prospérer l’entreprise
Avec l’ECM, prêt pour l’avenir numérique
Une prolifération de documents et d’informations paralyse de nombreuses entreprises – le traitement manuel des fichiers, e-mails, courriers et factures prive les collaborateurs de temps et d’énergie. La gestion de contenu d’entreprise (ECM) résout ces défis à la racine : des systèmes ECM intelligents regroupent et organisent, tel un tronc numérique solide, toutes les données pertinentes de l’entreprise. Ils s’ancrent fermement dans l’écosystème informatique. Grâce à des workflows intelligents, il est ainsi possible d’automatiser et d’accélérer des processus complexes et ramifiés.