Dokumentenmanagement für mehr Struktur

Gérer des documents : beaucoup associent cela à un désordre croissant de formats numériques et analogiques, éparpillés sur différents lecteurs, classeurs, espaces de stockage cloud et boîtes de réception. Un système de gestion documentaire (SGD) apporte structure, ordre et fluidité aux dossiers et documents de l’entreprise – et il est bien plus qu’une simple copie numérique des documents et processus manuels.

Avec un SGD, vous gérez vos documents de manière intuitive, simple et sécurisée. Il archive et administre les documents électroniques dans une base de données centrale, classe automatiquement les documents numérisés à l’endroit adéquat et rend l’ensemble du fonds documentaire consultable. Sur cette base solide, de nombreux processus métier peuvent être automatisés de manière fiable. Une grande partie des documents papier peut ainsi devenir progressivement superflue. L’ensemble des collaborateur·trice·s de l’entreprise peut accéder à ce pool de données central, selon ses droits. Les fichiers en double ou multipliés, les allers-retours entre écran et papier ainsi que la saisie manuelle de documents ne subsistent plus que dans le souvenir des anciens temps.

Bénéficiez avec un système de gestion documentaire intuitif d’une productivité et d’une flexibilité accrues – et préservez non seulement les ressources naturelles, mais aussi celles de vos équipes : grâce à des processus documentaires plus rapides et plus efficaces, elles peuvent se concentrer davantage sur leurs missions et libérer pleinement leur potentiel.

Gain de temps sensible

La recherche fastidieuse appartient au passé – grâce à la recherche en texte intégral d’un SGD, le bon document s’ouvre en quelques secondes.

Collaboration améliorée

Partager et coéditer des documents avec des collaborateurs ainsi qu’avec des partenaires externes, même au-delà des applications et des plateformes – un SGD aide à organiser plus facilement la collaboration.

Sécurité accrue

Accorder et restreindre les accès, garder une vue d’ensemble complète et compter sur les normes de sécurité les plus élevées – avec un SGD, vous archivez vos documents de manière conforme et infalsifiable.

Réduction des coûts de processus

Grâce à la numérisation et à l’automatisation des processus, vous réduisez vos coûts – et pouvez optimiser vos modèles commerciaux.

Bessere Compliance und rechtliche VorgabenHeroSlider

Meilleure conformité et respect des exigences légales

L’archivage numérique et conforme aux exigences légales vous aide à respecter les prescriptions juridiques, les réglementations RGPD, les normes sectorielles ainsi que vos propres directives de conformité – y compris les délais de conservation et de suppression ainsi que les particularités propres à chaque pays.

Satisfaction client accrue

Améliorez la qualité de vos services – vous pouvez traiter les demandes et les offres plus rapidement et les intégrer dans des processus automatisés.

Foire aux questions

SGD signifie Système de Gestion Documentaire (ou Document Management System en anglais). Un système de gestion documentaire (SGD) est une solution logicielle qui permet aux entreprises de capturer, stocker, organiser, gérer et partager leurs documents de manière électronique. Il a pour objectif de faciliter l’accès à l’information, d’accroître l’efficacité et de soutenir le respect des exigences légales.

Outre les systèmes de gestion documentaire (SGD), on parle souvent de systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM). La différence n’est pas toujours facile à définir, mais on considère généralement un ECM comme la « grande sœur » d’un SGD. Un SGD se concentre principalement sur la gestion et le traitement des documents électroniques au sein d’une entreprise. Contrairement à une simple archivage électronique, un SGD va plus loin puisqu’il permet également de piloter numériquement les processus métier basés sur les documents.
La gestion de contenu d’entreprise (ECM), en revanche, adopte une approche plus globale qui dépasse la simple gestion documentaire. L’ECM englobe la capture, la gestion, le stockage, la sécurisation et la mise à disposition de tous types de contenus. Son objectif est d’optimiser l’ensemble du cycle de vie de l’information dans l’entreprise, depuis sa création et son utilisation jusqu’à son archivage et sa destruction conforme aux exigences légales.

Il existe une multitude de systèmes de gestion documentaire, développés en fonction des besoins et exigences spécifiques des organisations, et qui se différencient par leurs fonctionnalités, leurs possibilités d’intégration et leurs options de déploiement. Le choix d’un SGD dépend des objectifs et des exigences propres à chaque entreprise. Qu’il soit déployé dans le cloud ou sur site, chaque organisation doit en évaluer les avantages et les inconvénients pour elle-même.