Archiver les e-mails de manière sécurisée et efficace
Gestion des e-mails : archiver, structurer et automatiser
Aujourd’hui, une part importante des informations critiques pour l’entreprise se trouve dans les e-mails. Cependant, ceux-ci ne sont souvent pas reliés aux informations, documents et processus métier correspondants. La tâche devient plus simple grâce à l’utilisation d’une plateforme intégrée d’Enterprise Content Management. Les e-mails peuvent ainsi être facilement associés aux processus métier concernés et gérés de manière numérique et efficace.
Il ne fait aucun doute que la correspondance électronique facilite la communication, qu’elle soit professionnelle ou privée. Mais face au flot quotidien de courriels, cette médaille a aussi son revers : la gestion et le traitement mobilisent un temps de travail précieux. Vous pouvez réduire considérablement cet effort tout en bénéficiant de solutions intelligentes – avec une solution de gestion des e-mails intelligente. Simple à utiliser, totalement convaincante par sa polyvalence et économique.
Automatisé : qui cherche a déjà trouvé
Les messages et pièces jointes pertinents pour l’entreprise sont automatiquement analysés et lus sur le plan du contenu, puis conservés de manière centralisée, sécurisée et conforme aux réglementations, grâce à un système de dépôt par glisser-déposer.
Le tout est effectué par processus, de manière claire et organisée, dans des dossiers numériques centraux, séparant les éléments professionnels des éléments privés. De plus, les structures de dossiers et de classeurs existantes sont intégrées, ce qui rend la recherche d’e-mails un véritable jeu d’enfant.
Conforme aux audits : tout ce qui est légal
Dans la gestion numérique des données, il existe des exigences légales et supplémentaires telles que EUROSOX, Solvency II, GDPdU, GoBS, HGB, AO, la loi sur la responsabilité des produits ou encore les délais légaux de conservation de dix ans. Les e-mails ont le même statut que les lettres commerciales. Ceux-ci doivent donc être retrouvés rapidement et surtout correspondre à leur forme originale. La gestion des e-mails contribue à assurer le respect de ces obligations.
Convivial : du confort à tous les niveaux
Vous retrouvez facilement vos e-mails et pièces jointes via l’interface familière d’Outlook ou de Lotus Notes. Dans le même temps, les collaborateurs peuvent accéder aux e-mails archivés à partir de n’importe quel poste de travail, à l’échelle de l’entreprise, et gérer les boîtes aux lettres selon leurs fonctions et thématiques. L’application, basée sur une base de données, distribue automatiquement les contenus aux services concernés et supprime, selon des règles prédéfinies, les e-mails archivés de toutes les boîtes aux lettres.
Simple : workflow intégré
En reliant les archives numériques à votre serveur de messagerie, vous facilitez le traitement ultérieur des données grâce à des workflows numériques. Les opérations récurrentes, que vous effectuez aujourd’hui manuellement, s’exécuteront automatiquement à l’avenir.
Vous pouvez en outre étendre les fonctionnalités et les adapter à vos besoins spécifiques, par exemple en les combinant avec le traitement des factures entrantes, la gestion du personnel ou la gestion des contrats.
Conforme à la loi : archiver, c’est optimiser
La solution de gestion des e-mails regroupe les e-mails et leurs pièces jointes dans une archive numérique – et cela peut se faire dès leur réception, avant même le transfert au serveur de messagerie. Elle assure une conformité juridique adéquate, garantit l’inaltérabilité, définit la durée de conservation et, grâce aux sauvegardes, crée les conditions nécessaires à la disponibilité des contenus pendant toute la période légale de conservation. Vous avez accès à toutes les informations tout au long du cycle de vie d’un document.
Gestion des e-mails : réduire le temps et les coûts
La correspondance commerciale et les échanges internes par e-mail contiennent des informations précieuses et se réfèrent généralement à d’autres données essentielles de l’entreprise. La solution : intégrez les e-mails dans les processus métier de votre organisation.
Recherche rapide des e-mails souhaités
Archivage structuré et centralisé de tous les e-mails
Indexation automatique des contenus et archivage basé sur des règles
Archivage sécurisé et conforme de tous les e-mails, pièces jointes incluses
Solution modulaire, extensible selon vos besoins
Prise en compte des droits d’accès individuels des collaborateurs
ECM: Enterprise Content Management
ECM – un tronc de données solidement enraciné fait prospérer les entreprises
Avec l’ECM, prêt pour l’avenir numérique
Une prolifération incontrôlée de documents et d’informations paralyse de nombreuses entreprises – le traitement manuel de fichiers, d’e-mails, de courriers et de factures prive les collaborateurs de temps et d’énergie. L’Enterprise Content Management (ECM) s’attaque aux défis à la racine : des systèmes ECM intelligents regroupent et organisent toutes les données essentielles de l’entreprise en un tronc numérique solide. Solidement ancrés dans l’écosystème informatique, ils permettent, grâce à des workflows intelligents, d’automatiser et d’accélérer des processus ramifiés et complexes.