Gestion numérique des contrats
Gérer tous les contrats de manière numérique : une organisation plus sûre et plus efficace
Sans contrats, pas d’affaires, pas de ventes, pas de collaborateurs, pas de coopération : ils régissent presque tout ce qui fait le quotidien d’une entreprise. Il est donc d’autant plus étonnant que la gestion des contrats soit rarement normalisée et numérisée. Selon le type et le cas particulier, ils sont envoyés par courrier, faxés, classés, transmis, approuvés, scannés – et souvent oubliés dans des chemises de courrier ou sur des serveurs. De simples négligences peuvent ainsi rapidement se transformer en opportunités manquées ou en litiges juridiques.
La numérisation de la gestion et du contrôle des contrats libère du chaos papier, des ruptures de médias et de la lenteur. De la création et la négociation jusqu’à l’approbation et la signature, en passant par le classement, l’archivage ou la résiliation, vous gérez tous vos contrats de manière simple, sécurisée et numérique dans un environnement unifié. Cela inclut, par exemple, les contrats-cadres, les contrats d’achat, les contrats de licence et de maintenance ou encore les contrats de travail. Les systèmes ECM modernes le rendent possible : en plus des contrats eux-mêmes, ils regroupent tous les documents pertinents dans une base de données unifiée – conforme aux normes de révision, en respectant la conformité et sans doublons. Toutes les informations sont accessibles à tout moment. Et le meilleur : non seulement les contrats, mais aussi les processus associés peuvent être numérisés.
Grâce à la gestion numérique des contrats, vous dites adieu au chaos papier traditionnel et travaillez plus vite et plus efficacement que jamais. Avec Konica Minolta, vous réalisez vos projets.
Vos avantages grâce à la gestion numérique des contrats
Nous vous accompagnons dans la numérisation de votre gestion des contrats – depuis le choix du système ECM adapté jusqu’à la planification du projet, en passant par la mise en œuvre et la formation. Vous bénéficiez ainsi des avantages essentiels d’une gestion contractuelle intelligente :
Davantage de transparence
Meilleure conformité
Efficacité accrue
Présentation claire :
Ces tâches sont gérées par une gestion numérique des contrats
Tous les contrats sont stockés en un lieu central, conformément au RGPD, et peuvent être consultés dans leur version actuelle par toutes les personnes autorisées. L’historique des modifications contractuelles est traçable à tout moment et les versions antérieures sont archivées de manière exhaustive.
Recherche en texte intégral et intégration
Tous les contrats peuvent être recherchés selon différents critères tels que partenaire contractuel, type ou objet du contrat. Grâce aux interfaces, l’accès direct est également possible depuis les applications Office, les systèmes CRM ou ERP – sans changer d’interface.
La gestion numérique des contrats peut accompagner la création des contrats grâce à des modèles et des clauses standards. Des workflows extensibles à volonté automatisent la transmission, l’approbation et d’autres tâches.
Négociation et signature des contrats
Même lors des négociations contractuelles, les informations pertinentes sont disponibles à tout moment et sur tout terminal mobile. La signature des contrats est possible en quelques minutes seulement grâce aux signatures numériques, même pour des accords internationaux.
Des rapports dynamiques sur l’ensemble du portefeuille contractuel de l’entreprise offrent une meilleure visibilité. Vous êtes automatiquement averti des échéances de paiement ou des délais de résiliation à venir.
Sécurité et conformité
Vos contrats sont protégés contre tout accès non autorisé et archivés de manière conforme aux normes de révision – avec des droits d’accès individualisés jusqu’au niveau du document. Les données sont stockées selon les normes de sécurité les plus strictes, dans des centres de données européens ou sur vos propres serveurs.
"La gestion numérique des contrats profite à nos processus métiers de multiples façons. Les contrats sont gérés de manière sécurisée et transparente, la collaboration entre les départements fonctionne de façon fluide et, au final, nous économisons du temps et des ressources. Sur le plan juridique comme opérationnel, un véritable atout."
Martin Mahlberg
Responsable de département informatique, Chambre des métiers de Dresde